Verhuiscoördinatie voor Ergon Wasserij

In het voorjaar van 2023 zoekt Ergon Wasserij een partij voor verhuiscoördinatie. Ze wisselen hun twee verouderde locaties in Veldhoven in voor één moderne en duurzame nieuwbouwlocatie in dezelfde straat. Vgib gaat de uitdaging aan – en verhuist het bedrijf naar tevredenheid.

Bij Ergon Wasserij vinden mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een werkplek. Ze doen de was voor met name zorginstellingen, vanuit hun werkleerbedrijf in Veldhoven. Het is dan ook cruciaal dat dat de wasserij in bedrijf blijft gedurende de verhuizing. Hiervoor vinden ze in Vgib de juiste partij.

Ons gefaseerde plan van aanpak beschrijft stap voor stap hoe we het bedrijf verhuizen en ontmantelen. In april starten we met de voorbereidingen. Half augustus 2023 verhuizen de kantoren met zo’n 20 werkplekken. En later die maand ook de facilitaire items zoals kantinemeubilair en stellingkasten.

Onze aanpak

In april en mei realiseren we de volgende documenten:

• Een uitgewerkte planning met belangrijke milestones voor de activiteiten waarvoor de afdeling Facilitiar verantwoordelijk is.
• Een verhuisopgave waarmee het verhuisbedrijf een offerte kan maken.
• (Concept)verhuisplattegronden met duidelijke ruimte-, werkplek-, kast- en stellingnummers.
• Een actielijst met prioritering.

In juni en juli actualiseren we waar nodig de projectdocumenten en stellen we deze items op:

• Uitgewerkte ‘van-naar-lijsten’
• Definitieve verhuisplattegronden
• Verhuisinstructie (verhuisbrief)

En tijdens de uiteindelijke verhuizing in augustus coördineren we de:

• aansturing van het verhuisbedrijf
• algehele inhuizing nieuwe locatie
• nazorg (restpunten) van verhuizing en nieuwbouw
• ontmanteling en bezemschoon opleveren van de huidige gebouwen

Samen voor resultaat

Waar de centrale verhuiscoördinatie van dit project ligt bij projectleider Erik Oosterbroek, coördineren collega’s Job en Jolanda de werkzaamheden. Zij zien toe op de afspraken met de leveranciers, het verhuisbedrijf en de pandeigenaar. En onze tekenaars ontwikkelen de inrichtingstekeningen, verhuisinstructies en -plattegronden.

Ook de samenwerking met Ergon Wasserij verloopt vloeiend. Er is wederzijdse vertrouwen en een goede communicatie op alle niveaus van de organisatie.

Strakke aansturing

Inmiddels is het project naar tevredenheid afgerond. We wisten onze opdrachtgever volledig te ontzorgen tijdens de verhuisdagen. Tegelijk realiseerden we een flinke kostenbesparing op de inzet van het verhuisbedrijf. De eindafrekening viel flink lager uit door onze strakke aansturing. Een resultaat waar we trots op zijn.